Anexo de Tratamento de Dados

Quando o seu negócio usa a Arvisflows, o agente atende os seus clientes e trata os dados deles. Esses dados são seus, não nossos. Este anexo é o contrato de subcontratação exigido pelo artigo 28.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e regula o que podemos e não podemos fazer com eles.

1. Partes e papel de cada uma

A Arvisflows não determina as finalidades nem os meios essenciais do tratamento destes dados e não os utiliza para fins próprios.

2. Objeto, duração e finalidade

Objeto. O tratamento dos dados pessoais dos clientes finais do negócio que seja necessário para que o agente de inteligência artificial os possa atender.

Natureza e finalidade. Recolha, registo, conservação, consulta, utilização e apagamento desses dados com o fim de manter conversas, atender chamadas, consultar disponibilidade, gerir marcações, reservas, pedidos, envios e trajetos de transporte, e enviar os avisos que o negócio configure; e, se o negócio ativar a cobrança, preparar o pagamento da operação na conta Stripe do negócio e registar o seu resultado.

Duração. Enquanto o contrato de serviço estiver em vigor, acrescido do prazo previsto na cláusula 11 para a devolução ou o apagamento. O conteúdo das conversas mantidas com o assistente (WhatsApp, telefone e chat do site) é conservado durante seis meses desde cada mensagem e depois é apagado automaticamente, independentemente de o contrato continuar em vigor. Os dados das marcações, reservas, orçamentos, pedidos, envios e trajetos de transporte não são afetados por esse prazo e são conservados nos termos da cláusula 11.

3. Que dados e de quem

4. Obrigações da Arvisflows

A Arvisflows obriga-se a:

• Tratar os dados apenas mediante instruções documentadas do cliente. Consideram-se instruções documentadas estes Termos, este anexo e a configuração que o cliente estabeleça no Painel do Gestor.
• Não utilizar os dados para fins próprios, nem cedê-los, nem usá-los para treinar modelos de inteligência artificial próprios ou de terceiros.
• Garantir que as pessoas autorizadas a tratar os dados assumiram um compromisso de confidencialidade, por tempo indeterminado, mesmo após o fim da sua relação com a Arvisflows.
• Aplicar e manter as medidas de segurança da cláusula 8.
• Prestar assistência ao cliente, na medida do possível, para que possa responder aos pedidos de exercício de direitos dos titulares.
• Ajudar o cliente a cumprir as suas obrigações de segurança, de notificação de violações e de avaliação de impacto, tendo em conta a informação de que dispõe.
• Informar o cliente de imediato se considerar que uma instrução recebida viola a legislação de proteção de dados.
• Disponibilizar ao cliente a informação necessária para demonstrar o cumprimento destas obrigações.

5. Obrigações do cliente

O cliente, enquanto responsável pelo tratamento, obriga-se a:

• Dispor de um fundamento jurídico válido para tratar os dados dos seus clientes finais e para os comunicar à Arvisflows.
• Informar os seus clientes finais de que o atendimento pode ser prestado por um sistema automatizado, da identidade do responsável e de como exercer os seus direitos. A Arvisflows recomenda incluí-lo na primeira mensagem do agente e na política de privacidade do negócio.
• Configurar o agente e o painel em conformidade com a legislação, e não introduzir neles dados de que não precise para prestar o seu serviço.
• Responder aos pedidos de exercício de direitos que receba dos seus clientes finais, com a assistência da Arvisflows.
• Manter atualizada a lista de pessoas da sua organização com acesso ao painel e revogar o acesso a quem dele deixe de precisar.

6. Subcontratantes ulteriores autorizados

O cliente autoriza de forma geral a Arvisflows a recorrer aos seguintes subcontratantes ulteriores, necessários para prestar o serviço:

Quando o cliente ativa a cobrança de reservas, a Stripe presta o serviço de pagamento ao abrigo do contrato que o cliente celebra diretamente com a Stripe, e não como subcontratante ulterior da Arvisflows. Por conta do cliente, a Arvisflows apenas lhe comunica o valor, a moeda, o nome do serviço e um identificador interno da reserva. O cliente é responsável por informar os seus clientes finais desse tratamento pela Stripe.

A Arvisflows celebra com cada subcontratante ulterior obrigações equivalentes às deste anexo e responde pela sua atuação perante o cliente.

Antes de incorporar ou substituir um subcontratante ulterior, a Arvisflows comunicá-lo-á ao cliente com uma antecedência mínima de 30 dias seguidos. Se o cliente se opuser por motivos razoáveis e fundamentados relacionados com a proteção de dados, poderá resolver o contrato sem penalização antes de a alteração entrar em vigor.

Última alteração nesta lista: a 6 de setembro de 2026 foi incorporada a Anthropic como subcontratante ulterior, e a função da OpenAI passou a ser repartida com ela. Ambas tratam a mesma categoria de dados, no mesmo país e com as mesmas garantias descritas na secção seguinte, e nenhuma delas utiliza o conteúdo das conversas para treinar os seus modelos. Esta alteração foi comunicada por email a todos os clientes a 6 de setembro de 2026.

Alteração de 30 de outubro de 2026: a OpenAI passou a ser o fornecedor principal e a Anthropic ficou como apoio. Ambas tratam a mesma categoria de dados, no mesmo país e com as mesmas garantias descritas na secção seguinte.

7. Transferências internacionais

Os dados residem na União Europeia. No entanto, a Arvisflows é uma sociedade norte-americana e parte dos subcontratantes ulteriores anteriores trata dados nos Estados Unidos, pelo que ocorrem transferências internacionais.

Essas transferências baseiam-se em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia, complementadas pelas medidas adicionais que se revelem necessárias, ou na decisão de adequação relativa ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, quando o subcontratante ulterior esteja certificado ao abrigo dele. A Arvisflows disponibilizará ao cliente, a pedido deste, uma cópia das garantias aplicáveis.

8. Medidas de segurança

Tendo em conta o estado da técnica e o risco do tratamento, a Arvisflows aplica pelo menos as seguintes medidas:

• Cifragem em trânsito. Todas as comunicações entre o navegador, a aplicação e os fornecedores circulam cifradas através de TLS.
• Credenciais. As palavras-passe de acesso ao painel são guardadas através de uma função de derivação com sal, nunca em texto simples, e não são recuperáveis nem pelo próprio pessoal da Arvisflows.
• Controlo de acesso. O acesso ao painel exige autenticação e é gerido através de tokens de sessão de duração limitada, que expiram ao fechar o navegador.
• Segregação. Os dados de cada negócio estão separados logicamente e cada consulta está limitada ao negócio autenticado.
• Privilégio mínimo. O acesso administrativo aos sistemas limita-se às pessoas que dele precisam para operar o serviço.
• Cópias de segurança periódicas da base de dados, com possibilidade de restauro.
• Registo de atividade das execuções e dos erros do sistema, para poder detetar e analisar incidentes.
• Revisão. Estas medidas são revistas periodicamente e atualizadas quando o risco muda.

9. Violações de segurança

Se a Arvisflows tiver conhecimento de uma violação da segurança que afete dados tratados por conta do cliente, notificá-lo-á sem demora injustificada e, no máximo, em 48 horas a partir do momento em que dela tenha conhecimento.

A notificação descreverá a natureza da violação, as categorias e o número aproximado de titulares e de registos afetados, as consequências prováveis e as medidas adotadas ou propostas para a remediar. Cabe ao cliente, enquanto responsável pelo tratamento, decidir sobre a notificação à autoridade de controlo e aos titulares dos dados.

10. Direitos dos titulares dos dados

Se um cliente final se dirigir diretamente à Arvisflows para exercer os seus direitos, a Arvisflows não responderá ao mérito do pedido e remetê-lo-á sem demora ao negócio correspondente, informando o requerente de que o responsável é esse negócio.

A Arvisflows disponibiliza ao cliente as ferramentas necessárias para responder a esses pedidos por si próprio a partir do Painel do Gestor, e presta-lhe assistência adicional quando a consulta ou o apagamento não possam ser feitos a partir do painel.

O cliente pode apagar por si próprio, a partir do Painel do Gestor, a conversa completa de uma pessoa concreta, incluindo o registo que o assistente utiliza para se lembrar de conversas anteriores. O apagamento é imediato e não pode ser anulado.

11. Devolução e apagamento no fim

No fim da prestação do serviço, e à escolha do cliente, a Arvisflows devolverá os dados num formato estruturado e de uso corrente ou apagá-los-á, juntamente com as cópias existentes.

O cliente dispõe de 30 dias seguidos a partir do cancelamento para pedir a devolução. Decorrido esse prazo sem pedido, a Arvisflows procederá ao apagamento. Excetuam-se os dados que devam ser conservados por obrigação legal, que permanecerão bloqueados e sem utilização até ao termo do prazo correspondente.

12. Auditoria

A Arvisflows disponibilizará ao cliente a informação razoavelmente necessária para comprovar o cumprimento deste anexo e colaborará nas auditorias ou inspeções que o cliente, ou um auditor por ele designado, realizem.

As auditorias serão pedidas com uma antecedência mínima de trinta dias, limitar-se-ão a uma por ano, salvo se existir um incidente que justifique outra, realizar-se-ão em horário laboral e sem afetar a operação, e estarão sujeitas a confidencialidade. Os custos ficarão a cargo do cliente, salvo se a auditoria revelar um incumprimento substancial imputável à Arvisflows.

13. Alterações a este anexo

A Arvisflows poderá atualizar este anexo para o adaptar a alterações legislativas, a novas decisões das autoridades de controlo ou a modificações do serviço. As alterações substanciais serão comunicadas com uma antecedência mínima de 30 dias seguidos. Em caso de contradição entre este anexo e os Termos de Serviço, prevalece este anexo em tudo o que respeite à proteção de dados.